Tietosuoja

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä on Crowberry Capital Oy, Alikyläntie 62, 36600 Pälkäne. Tietosuojaa koskevat yhteydenotot: arttu.jokinen@crowberrycapital.fi.

2. Mitä tietoja käsitellään

Sivustolla on asuntojen hakulomake ja henkilökohtaisilla linkeillä toimiva sopimustietojen keruu. Hakijalle ei luoda käyttäjätiliä. Lomakkeilla ei käytetä analytiikkaa tai markkinointiseurantaa. Sivuston käytöstä voidaan käsitellä teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, pyynnön ajankohtaa, pyydettyä osoitetta sekä selaimeen ja laitteeseen liittyviä teknisiä tietoja. Jos otat yhteyttä sähköpostilla tai puhelimitse, käsittelemme antamiasi yhteys- ja viestitietoja yhteydenottoon vastaamiseksi.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja perusteet

Teknisiä tietoja käsitellään sivuston toimittamiseen, toimintavarmuuteen, tietoturvaan, väärinkäytösten torjuntaan ja teknisten virheiden selvittämiseen. Käsittely perustuu Crowberry Capital Oy:n oikeutettuun etuun ylläpitää turvallista ja toimivaa verkkosivustoa. Yhteydenottojen tietoja käsitellään viestiin vastaamiseksi sekä tarvittaessa sopimusta edeltävien toimien toteuttamiseksi.

Vuokrahakemukset ja sopimuksen valmistelu

Hakemuksessa käsitellään nimeä, yhteystietoja, toivottua muuttoajankohtaa, asukkaiden määrää sekä hakijan antamia tietoja asumisen tarpeista ja työ- tai opiskelutilanteesta. Tietoja käytetään vuokralaisen valintaan ja hakijan pyytämän sopimuksen valmisteluun. Myös puhelimitse tai sähköpostitse saadut tiedot voidaan kirjata hakemukseksi; hakija voi tarkistaa ja täydentää ne henkilökohtaisella linkillä.

Valinnan jälkeen kultakin sopimusosapuolelta pyydetään erikseen virallinen nimi, henkilötunnus, osoite ja yhteystiedot henkilön yksilöimistä ja sopimuksen laatimista varten. Vapaaehtoinen palautustili on kyseisen vuokrasuhteen valmistelutieto, joka varmistetaan uudelleen ennen mahdollista vakuuden palautusta. Luottotietojen tarkistuksesta tallennetaan vain tarkistuksen ajankohta, tekijä ja tarpeellinen lyhyt tulos; raporttia ei tallenneta tähän hakemuspalveluun.

Ensimmäinen vuokralainen voi ilmoittaa toisen sopimusosapuolen nimen ja yhteystiedot, jotta tälle voidaan lähettää oma henkilökohtainen tietolomake. Hän voi ilmoittaa myös muiden huoneistossa asuvien määrän ja asumisen perusteen. Täysi-ikäisistä muista asukkaista kirjataan lisäksi nimi, syntymäaika ja yhteystiedot. Nämä tiedot säilytetään vuokrasuhteen yhteisinä tietoina ja niitä käytetään asukkaiden ilmoitusvelvollisuuden hoitamiseen.

Tietoihin pääsevät vain vuokrausta hoitavat, siihen oikeutetut henkilöt. Henkilötunnus ja palautustili tallennetaan salattuina. Henkilökohtaisilla linkeillä on rajattu voimassaoloaika, eikä yhdellä linkillä voi selata muiden hakijoiden tietoja. Sähköpostipalvelua käytetään tietopyyntöjen toimittamiseen. Linkin jakaminen WhatsAppissa tai tekstiviestillä tapahtuu lähettäjän käyttämässä viestisovelluksessa.

Päättyneen, sopimukseen johtamattoman valmistelun arkaluonteisille tiedoille määritetään erillinen poistopäivä, oletuksena 30 päivän kuluttua. Rajatun hakemus- ja valintahistorian enimmäissäilytysaika on kaksi vuotta. Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan hallitusti. Aktiivisen vuokrasuhteen, sopimusasiakirjojen ja lakisääteisen raportoinnin tiedot käsitellään erikseen; hakemuksen säilytysajan päättyminen ei poista voimassa olevaa sopimusta.

Asuntotarkastuksen valokuvat

Vuokranantaja voi kuvata asunnon kunnon vuokrasuhteen alussa ja lopussa. Kuvat, vapaaehtoiset huomiot, tarkastuspäivä ja tallennusajankohta kohdistetaan kyseiseen asuntoon ja vuokrasuhteeseen. Käsittelyn tarkoitus on dokumentoida lähtö- ja lopputilanne sekä selvittää mahdolliset korvausvaatimukset. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tarpeettomia henkilöitä, henkilökohtaisia tavaroita ja asiakirjoja tulee välttää kuvaamassa.

Kuvat ovat yksityisiä ja vain vuokrausta hoitavan, oikeutetun hallintakäyttäjän saatavilla. Niitä ei julkaista asuntokuvina eikä toimiteta vuokralaiselle automaattisesti. Alkuperäiset tiedostot säilytetään suojattuina; esikatseluista poistetaan sijaintimetatiedot. Nykyiseen Microsoft OneDrive -varmuuskopiointiin voidaan kopioida alkuperäiset kuvat ja palautukseen tarvittavat yhdistämistiedot.

Suunniteltu oletussäilytys on kolme vuotta vuokrasuhteen päättymisestä, kun siihen liittyvät loppuasiat on ratkaistu. Tämä on valittu säilytyskäytäntö, ei lakisääteinen valokuvien määräaika. Automaattinen poisto otetaan käyttöön vasta käytännön soveltuvuuden tarkistamisen jälkeen. Avoimen korvaus-, vakuutus- tai riita-asian tarpeellinen aineisto säilytetään asian käsittelyn ajan; jatkolle kirjataan peruste ja tarkistusajankohta.

Poisto kattaa käytössä olevat kuvat, esikatselut ja varmuuskopiot. OneDriven roskakorissa olevien kopioiden lopullinen poistuminen varmistetaan erikseen. Poiston suppeaa tapahtumatietoa säilytetään vuoden ajan. Kuvaton tunniste säilyy sopimuksen muun säilytysajan, jotta poistettu aineisto ei palaudu automaattisessa täsmäytyksessä.

4. Evästeet

Sivusto käyttää Cloudflaren teknisesti välttämätöntä __cf_bm-evästettä haitallisen automatisoidun liikenteen tunnistamiseen ja sivuston suojaamiseen. Eväste ei ole analytiikka- tai markkinointieväste, ja se vanhenee Cloudflaren mukaan 30 minuutin käyttämättömyyden jälkeen. Sivustolla ei käytetä suostumusta edellyttäviä analytiikka- tai markkinointievästeitä.

5. Palveluntarjoajat ja tietojen siirrot

Sivuston hosting-, tietoturva- ja tekniset lokipalvelut toteutetaan Sites- ja Cloudflare-infrastruktuurilla. Loma-asuntojen julkisia kuvia toimitetaan Supabase-palvelusta, jolloin kuvan latauspyynnön teknisiä tietoja välittyy Supabaselle ja sen käyttämälle infrastruktuurille.

Palveluntarjoajat voivat käyttää alikäsittelijöitä ja käsitellä teknisiä tietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällöin siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisilla suojatoimilla, kuten Euroopan komission hyväksymillä vakiolausekkeilla tai tietosuojan riittävyyttä koskevalla päätöksellä.

6. Tietojen säilytys

Crowberry Capital Oy ei muodosta julkisen sivuston kävijöistä omaa asiakas- tai markkinointirekisteriä. Teknisiä lokitietoja säilytetään palveluntarjoajien asetusten ja sopimusehtojen mukaisesti vain sivuston toiminnan, tietoturvan ja virheiden selvittämisen edellyttämän ajan. Yhteydenottoja säilytetään vain asian hoitamisen sekä mahdollisten sopimus- tai lakisääteisten velvoitteiden edellyttämän ajan.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on sovellettavan lainsäädännön mukaisesti oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä sekä pyytää tietojesi tarkastamista, oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Voit myös vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Oikeuksien käyttöä koskevan pyynnön voi lähettää yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

8. Ulkoiset sivustot

Sivustolla voi olla linkkejä muiden palveluntarjoajien sivustoille. Kun siirryt ulkoiselle sivustolle, kyseisen palveluntarjoajan omat tietosuojakäytännöt koskevat sen suorittamaa henkilötietojen käsittelyä.